Полезная информация
Электронный архив и бумажный - особенности и отличия
Переход от бумажного архива к электронному выглядит вполне рационально, однако, нужно учесть особенности.
Особенности
бумажного архива:
- Копировать и пересылать бумажные документы сложнее, чем электронные, но они доступны и при отсутствии электропитания, не подвержены хакерским атакам
- Размеры архива ограничены параметрами помещения, в котором он находится, поэтому разумно разделять архив на оперативный и консервативный, причём перативный хранить самостоятельно, а заботу о консервативной части архива передать на аутсорсинг
- На поиск документа может уйти продолжительное время. Сократить время поиска поможет подробная опись единиц хранения в электронном виде и карта хранилища с адресами единиц хранения, которую удобно хранить на компьютере
- Есть риск утери, повреждения или уничтожения документа. Если поместить документы в специализированные архивные короба и оснастить помещение хранилища системой порошкового пожаротушения риск значительно снижается!
Особенности
электронного архива:
- Работать с цифровыми копиями документов легко и просто, но только на экране компьютера, а компьютер ухудшает зрение
- Объем архива не ограничен ничем, если дисковый массив работает без сбоев
- Поиск информации занимает несколько секунд, в случае отсутствия ошибок при переводе документов в электронный вид
- Документы хранятся на центральном защищенном сервере, поэтому риск их потери ничтожно мал, но сервера дорого стоят и быстро устаревают
Очевидно, что цифровой вариант более удобен и надежен?
В то же время, пока не всегда есть возможность полностью отказаться от бумажного архива. Да и не всегда это имеет экономический смысл. Часто требуется много времени и очень много денег на внедрение новой технологии, а она быстро становится устаревшей. Кроме того, созданные в бумажном виде документы должны храниться определённое законом количество лет. Поэтому, по зрелом размышлении, мы приходим к выводу о разумности сочетания двух типов архивов.
Выгоды и особенности хранения цифровых документов
При создании электронного архива логично сократить объём документации, хранимой в бумажной форме, оставив в ней наиболее ценные и долгохранимые документы. Снижается также нагрузка на участок копирования. Высвобождаются площади, которые использовались для хранения бумаг, сокращаются расходы на персонал и содержание архива. Всё это выгодно для бизнеса!
Но при организации хранения электронных документов необходимо:
- Учитывать исчезновение старых и появление новых технологий
- Обеспечить качественное и бесперебоцное обслуживание программно-технического комплекса электронного архива
- Создать условия для качественного, безошибочного воспроизведения электронных документов, а это очень длительная и кропотливая работа
- Обеспечить хранение файлов в 2 и более экземплярах, для предотвращения их безвовзратной утраты
Все это принимается во внимание и реализуется компаниями, которые оказывают услуги архивной обработки документов.
Обращайтесь к профессионалам!
Мы поможем Вашему предприятию обработать бумажный и создать электронный архив. Приведем в порядок документы, создадим четкую структуру. Научим ваших сотрудников правильно обращаться с цифровым архивом. Сотрудничество с ними даст возможность коллективу Вашей компании сконцентрироваться на основной работе и навсегда забыть об утомительном поиске нужных документов!