Подготовка документов к сдаче в
государственный архив на постоянное хранение
Дальновидные руководители периодически проводят обработку архивного фонда и сдают документы прошлых периодов в госархив на постоянное хранение. В этом случае обязанность выдачи архивных справок по запросам бывших сотрудников предприятия лежит на архиве.
При ликвидации предприятия в соответствие с законодательством РФ на хранение передаются следующие документы.
А.
Документы по личному составу:
- Документы по начислению заработной платы;
- Трудовые договоры, приказы о назначении на должность, переводе или увольнении;
- Учетные и личные карточки сотрудников;
- Личные дела уволенных работников и другие.
В.
Другие документы, срок хранения которых ещё не истёк.
- Представители государственного архива осуществляют строгий входной контроль передаваемых документов на соответствие описям, предисловиям к ним и исторической справке.
Обязанность по подготовке документов лежит на передающей стороне – владельце предприятия или ликвидаторе.
Приём-передача подготовленных дел подтверждается двусторонним актом, один экземпляр которого передается для регистрации в госархив, а другой остается у передающей стороны.
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов», утв. Приказом N526 Министерства Культуры РФ.
