Электронный архив
Современный архив оснащён оборудованием для перевода документов из бумажной в электронную форму и хранения их электронных образов. Доступ клиентов архива к электронному каталогу хранимых фондов и образам документов возможен удалённо через Интернет или на компьютере в комнате аудита.
Плюсы электронного архива документов
Возможность
удаленного
доступа
Возможность
использовать все
документы компании
в любое время
Возможность
снизить затраты
благодаря освобождению
площадей
Перевод бумажных архивов в электронную форму — очевидный выбор современного руководителя! Но нужно учесть, что процесс оцифровки занимает продолжительное время и требует тщательной подготовки, кроме того часть бумажных документов после оцифровки подвергается конфиденциальному уничтожению.
Поэтому, при переводе большого массива бумажной документации в электронный вид удобно использовать подрядчика, располагающего оборудованными площадями для временного хранения бумажных документов, специализированным программным обеспечением и техникой для оцифровки и уничтожения, то есть нас!
Для чего нужен электронный архив?
- Для экономии пространства. Бумажный архив можно передать на внеофисное хранение и пользоваться электронными версиями документов.
- Для защиты информации. Электронные носители защищают документы от физического уничтожения, случайной или умышленной порчи, а также от влияния времени.
- Для создания единой базы данных компании. Большая часть информации хранится рядовыми сотрудниками компаний разрозненно - на разных носителях и в раных форматах, в архивах электронной почты или вообще существует только в бумажном виде. Электронный архив позволит объединить все данные в единую систему и избежать проблем с уничтожением документов.
- Для повышения эффективности работы с корпоративными ресурсами. Вся база знаний компании будет доступна сотрудникам в реальном времени, тем самым способствуя большей организованности и прозрачности рабочего процесса.