Уничтожаются только документы, сроки хранения которых истекли в соответствие с законодательно утверждённым перечнем. Происходит полистный просмотр документов, затем просроченные отбираются для уничтожения, комиссия составляет и утверждает акт «О выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения».

Если процедуру упростить до простой физической утилизации, то Заказчику предоставят акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания перечня и основания их отбора. Акт «О выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения» является обязательным!

Некоторые документы перед уничтожением требуют согласования с надзорным органом. Если документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуется расследование причин пропажи. Для этого создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.