Сканирование, оцифровка документов
Создание электронного образа документа позволяет предотвратить утрату информации в результате старения или повреждения бумаги. Кроме того, оцифрованный архив можно динамически структурировать по различным атрибутам документов, обеспечить быстрый поиск и удаленный доступ к любому его фрагменту. Опыт показывает, что затраты на оцифровку и сканирование документов при объеме 100 000 — 150 000 листов окупаются за квартал.
При меньшем количестве еще быстрее. Приятный бонус: из электронного архива можно распечатывать документ в неограниченном количестве экземпляров.
При составлении задания на оцифровку архива нужно определить:
Где будут храниться документы?
Варианты — специализированное ПО электронного архива и электронного документооборота или всевозможные накопители, включая облачные хранилища информации.
Как реализовать поиск в дальнейшем?
После сканирования документы превращаются в графические образы — «картинки» (за исключением случаев применения специальных программ по распознаванию). В обычном архиве коммерческой организации число документов измеряется десятками или сотнями тысяч. Как оперативно найти нужный? На практике это реализуется через индексирование документов
Какова глубина индексирования?
Чем больше атрибутов имеет электронный образ документа, тем больше трудозатрат требует процесс оцифровки. Например, при задаче ввода данных по четырем параметрам: номер документа, дата, наименование, контрагент. Средняя скорость индексирования будет 500 документов в день. А при задании параметров: номер документа, дата, наименование, контрагент, предмет договора — скорость может упасть до 300 документов в день.
Стоимость услуг оцифровки архива определяется с учётом следующих параметров:
- Формат документов
- Состояние документов (ветхость, возможность расшить и т.д.)
- Количество листов
- Объём дополнительной обработки или индексации отсканированных доументов
- Срок исполнения
Какие специфические задачи решают:
Сканирование документов в учётные системы электронного архива, документооборота. Данная услуга позволяет отсканировать и проиндексировать документы в любые учётные системы.
Сканирование проектно документации на широкоформатных планшетных сканерах. Документы любого формата: от А1 — до А5. Специалисты аккуратно переведут их в электронный вид, используя соответствующую аппаратуру. по вашему желанию они уберут линейку или клетку, а карандашные пометки сделают четкими и легко читаемыми.
Двухстороннее сканирование поврежденных документов с восстановлением в цифровом виде. Из электронного образа можно сделать столько новых копий в приличном качестве, сколько будет необходимо.