Это верно отчасти. Но электронный документооборот регламентирован законодательно лишь фрагментарно и остаётся правовой вакуум в вопросах определения ответственности при возникновении споров. Поэтому контролирующие инстанции, суды, правоохранительные органы, страховые компании и другие участники правоотношений требуют оригиналы документов или нотариально заверенные копии (и то и другое – печатается на бумаге).

Особенно чутко к формированию пакетов документов относятся компании, работающие с физическими лицами, например, медицинские. И это правильно, ведь медицинские карты хранятся 25 лет!

Да, в начале работы компании столько важных дел, что некогда серьёзно думать над систематизацией архивного хранения. Поэтому архив возникает в рабочем столе, рабочем шкафу, шкафах наиболее аккуратного сотрудника.

Скоро приходится искать другое место для документов, опять на скорую руку, потому что много других более важных дел. Место находится в бухгалтерии, канцелярии или в подвале. Потом его не хватает и там. Начинают возникать «филиалы» архива на чердаке, под лестницей и т.д.

Наконец, руководство готово серьёзно подумать над размещением архива в отдельном помещении. Но тут выясняется, что тот аккуратный сотрудник, который начинал ведение архива уже уволился. Перед увольнением у него приняли все важные дела, которые он вёл. Но до передачи архива дело не дошло – не успели, по закону отпустить сотрудника обязаны через 14 дней после подачи заявления.

Кто и когда будет с этим разбираться теперь, когда архив большой и неупорядоченный?

Хороший выход. Однако, этот «недорогой» склад должен быть оборудован отоплением, вентиляцией, пожарной и охранной сигнализацией, средствами пожаротушения, освещением.

Кроме того, в соответствие с «Правилами организации хранения комплектования, учёта и использования документов» (приказ Минкульта РФ №526) в помещении архива не должно быть транзитных труб систем водоснабжения, канализации, отопления (то есть подвал/чердак скорее всего не подойдёт), а также хранилище документации оснащается металлическими стеллажами, имеющими нормативный отступ от стен и друг от друга.

Необходимо проводить регулярную дезинфекцию, дератизацию и дезинсекцию помещения архива, да и просто влажную уборку.

Не забудьте, что за каждым документом придётся посылать сотрудника на окраину города, а это время и затраты на транспорт.

И сколько будет стоить «недорогой» склад? Нужно ещё не забыть про расходы на архивариуса в штате компании!

Предусмотрена возможность временной выдачи документов по запросу клиента.

Запрос выполняется в течение суток. Срочный запрос выполняется в тот же день.

Можно запросить доставку документов к себе в офис, самостоятельно получить их в архиве или поработать с ними в комнате аудита документов в нашем офисе.

Внеофисное хранение обойдётся дешевле, чем аренда помещения, необходимого для хранения архива в офисном центре. Если корректно посчитать затраты организации на самостоятельную архивную обработку и хранение документов, то аутсорсинг значительно дешевле. И, что важно — надёжнее.

При этом архивные фонды пакуются в специализированные архивные короба, которые маркируются штрих-кодом и никакой иной идентификации не содержат. Делается это для обеспечения конфиденциальности хранения. Для обеспечения дополнительной защиты короба с архивным фондом можно опечатать пломбами.

Заполните анкету на нашем сайте для расчёта стоимости услуг по обработке Вашего архива.